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Wir machen aus Ihren Daten ein Geheimnis – verlassen Sie sich darauf

Datenschutz ist bei der Archivierung oberstes Gebot. Das Aktendepot Rhein-Main erfüllt in dieser Hinsicht die allerstrengsten Kriterien – und natürlich sämtliche rechtlichen Vorgaben. Von der Abholung Ihres Bestands bis zur Entsorgung einzelner Archivalien bleibt der Zugriff Unbefugter völlig ausgeschlossen und damit jede Manipulation und Weitergabe an Dritte.

Rechtliche Vorgaben:

Pfeil Mit der Übernahme Ihres Bestands übernehmen wir auch die diesbezüglichen gesetzlichen, vertraglichen und bankaufsichtsrechtlichen Verpflichtungen, denen Ihr Unternehmen unterliegt.

Pfeil Das Aktendepot Rhein-Main hat sich auf § 5 Abs. 1 und Abs. 2 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verpflichtet. Dasselbe gilt für jeden einzelnen Mitarbeiter, der mit Ihren Archivgütern in Berührung kommt.

Pfeil Die Verpflichtung gemäß BDSG bleibt auch nach dem Ablauf eines Vertrages mit dem Aktendepot weiter bestehen. Und sie gilt auch für diejenigen Mitarbeiter weiterhin, die aus unserem Unternehmen ausscheiden oder in ein anderes Tätigkeitsfeld wechseln.

Pfeil Als Kunde sind Sie dazu berechtigt, die Einhaltung des BDSG und die bestimmungsgemäße Durchführung der Datensicherungsmaßnahmen im Sinne des § 3 Abs. 4 BDSG zu kontrollieren. Auch durch eigene, interne Kontrollen des Aktendepots wird dies regelmäßig überprüft. Sie erhalten darüber Bericht.

Pfeil Selbstverständlich beachten wir auch die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS), die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) sowie die Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO). Ihre Daten sind also revisionssicher.

Pfeil Die Entsorgung von Archivalien erfolgt über unseren zertifizierten Vernichtungsdienstleister – unter strenger Einhaltung des BDSG und der DIN-Norm 32757.1 Sicherheitsstufe 3-4.

Pfeil Natürlich verpflichten wir uns auch, sofern gegeben, auf Ihre unternehmenseigenen Verschwiegenheitserklärungen und nehmen diese als Vertragsbestandteil auf.


Datenschutzmaßnahmen im Einzelnen (nach § 9 BDSG):

Pfeil Zugriff auf unser Depot-Rechercheprogramm haben auf Seiten Ihres Unternehmens nur Personen, denen Sie die Berechtigung erteilt haben. Der Zugang ist passwortgeschützt.

Pfeil Aktenanforderungen nehmen wir selbstverständlich nur von den Personen an, die Sie uns als autorisiert benannt haben. Bei jeder Anforderung müssen sie sich identifizieren.

Pfeil Jeder Zugriff auf die Archivalien wird per Entleih- und Rückgabeschein sowie in unserem Depot-Rechercheprogramm dokumentiert. Ihr Verbleib ist jederzeit nachzuvollziehen und überprüfbar.

Alle weiteren Sicherheitsmaßnahmen, darunter auch die Diebstahlsicherung, haben wir unter dem Punkt Gefahrenschutz für Sie zusammengefasst.


Nummer Sicher ist bei uns Nummer Eins – für den Schutz Ihres Archivs tun wir alles

Hochsicherheitsdepot darf sich das Aktendepot Rhein-Main völlig zu Recht nennen. Denn die Sicherheitsmaßnahmen sind so umfangreich, wie es nur irgend geht. Unsere Halle ist optimal ausgestattet und entspricht allen Anforderungen an den modernen Gefahrenschutz – unter Einsatz der allerneuesten Technik sind Ihre Aktenarchive bestens geschützt.

Gefahrenschutzmaßnahmen im Einzelnen:

Pfeil Sprinkleranlage ("doppelte Besprinklerung")
Pfeil Regelmäßige Wachdienstbegehung
Pfeil Alarmanlagensystem mit Anbindung an den Wachdienst
Pfeil Videoüberwachung auf dem gesamten Betriebsgelände
Pfeil Bewegungsmelder in sämtlichen Räumlichkeiten
Pfeil Sicherheitsschleuse: Das Hallentor öffnet sich erst, wenn der Schleusenbereich geschlossen ist.

Unsere umfangreichen Datenschutzmaßnahmen finden Sie hier.

 
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