trans
trans

 
Akten, Fakten, Datenträger – alles bestens aufgehoben

Mit der externen Auslagerung Ihres Archivs an das Aktendepot Rhein-Main entscheiden Sie sich für eine ganze Reihe Sorgen weniger. Und zwar von Anfang an. Denn schon den Umzug Ihrer Akten und anderer Archivgüter übernehmen wir für Sie.

Unser Umzugsservice für Ihre Akten:

Akteneinlagerung und Datenarchivierung Akten-Aufbewahrung und Datensicherung Akteneinlagerung und Datenarchivierung Erfassung aller Daten mit anschließender Akteneinlagerung Bestandsaufnahme und Planung Ihrer Datenarchivierung Abholung Ihrer Daten und Akten zur Lagerung und Archivierung

Bestandsaufnahme und Planung Ihrer Datenarchivierung
Bestandsaufnahme und Planung

An die logistische Seite der Auslagerung brauchen Sie selbst kein bisschen zu denken. Wie viele laufende Meter Regalfläche werden Sie im Aktendepot benötigen? Wie viele LKW sind für den Transport erforderlich?
Einer unserer Mitarbeiter erfasst bei Ihnen vor Ort den Bestand, den Sie auslagern wollen, und errechnet alles. Sie teilen uns nur mit, welche Kisten oder Regalinhalte umziehen sollen oder welche Jahrgänge. Den Rest erledigen wir für Sie.
Abholung Ihrer Daten und Akten zur Lagerung und Archivierung
Abholung

Natürlich können Sie Ihre Bestände in Eigenregie beim Aktendepot anliefern. Aber notwendig ist das nicht. Selbstverständlich stellen wir gerne Mitarbeiter und Fahrzeuge für den Transport ab. Und auch beim Einpacken sind wir schon zur Stelle. Oder besser gesagt: unsere auf das Datenschutzgesetz verpflichteten Mitarbeiter. Diese versehen jede einzelne Archivalie mit einem Barcode-Label und tragen sie zudem in eine Einlagerungsliste ein, die Sie dann zur Kontrolle erhalten.

Besonders vertrauliche Unterlagen (z.B. Personal- oder Patientenakten) können Sie bei uns in Depot-Kartonagen lagern, auf Wunsch auch verplombt. Das Verpacken solcher Dokumente überlassen wir dann Ihren Mitarbeitern vor der Abholung.
Erfassung aller Daten mit anschließender Akteneinlagerung
Erfassung

Nach der Ankunft im Aktendepot erfassen wir Ihre Archivgüter einzeln anhand des Barcodes und von Ihnen festgelegter Identifikations- bzw. Suchkriterien im Depot-Rechercheprogramm – sozusagen der elektronischen Kartei. Dieses Programm können Sie und berechtigte Mitarbeiter über die Aktendepot Internetseite aufrufen. So finden Sie bequem vom eigenen Schreibtisch aus einzelne Akten oder Dokumente und können sie direkt bei uns anfordern. Der Barcode verrät immer ihren genauen Standort im Archiv.

Sollte das betreffende Archivgut bereits in Ihrem Hause sein, ist das im Rechercheprogramm genau dokumentiert. Und wann es zur Entsorgung freigegeben werden kann ebenfalls.
Akteneinlagerung und Datenarchivierung
Akteneinlagerung und Aktenarchivierung

Einzeln ins Regal oder gesammelt in Depot-Kartonagen? Ihre Akten – oder anderen Archivgüter – lagern wir so ein, wie Sie es wünschen.

Wenn Sie häufig und kurzfristig zugreifen müssen, empfiehlt sich die "offene" Lagerung: direkt ins Regal damit! Denn auch dort haben nur Mitarbeiter Zugriff, die auf das Datenschutzgesetz verpflichtet wurden und unser Depot mit seiner hochmodernen Schleusentechnik verhindert ohnehin jeden unberechtigten Zutritt. Doch, wie bereits erwähnt, bewahren wir besonders sensible Unterlagen zur Sicherheit gern auch in Kartonagen – auf Wunsch verplombt.
Akten-Aufbewahrung und Datensicherung
Aufbewahrung
Alle Akten, Ordner, CDs und sonstigen Archivgüter haben den endgültigen Platz gefunden. Und zu diesem werden sie, wenn sie zwischendurch angefordert werden, immer wieder zurückkehren. Sie sind durch aller modernste Technik gesichert, ihr Verbleib ist immer dokumentiert. Wenn ihre Entsorgung möglich ist, werden Sie automatisch benachrichtigt. Und wenn sie "Zuwachs" bekommen – kein Problem:
Auch die Erweiterbarkeit ist ja Sinn und Zweck Ihres externen Sicherheitsarchivs beim Aktendepot Rhein-Main.

Leistungssprofil als PDF-Dokument


Aktendepot Rhein-Main Unternehmensprofil als PDF: Akteneinlagerung & Datenarchivierung

Profil der Aktendepot Rhein-Main GmbH als PDF-Dokument (1,4 MB)
Kaum bestellt, schon zugestellt – wenn Sie eine Akte brauchen

Ein Sicherheitsarchiv im Aktendepot Rhein-Main eignet sich nicht ausschließlich für Archivgüter, die nur noch auf den Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist warten. Seine Aufgabe ist es viel mehr, Sie auch von den Beständen zu entlasten, auf die Sie regelmäßig zugreifen müssen.

Aktenanforderung
Sobald Sie Bedarf an einer Akte haben, einem bestimmten Datenträger oder einem anderen Archivgut, fordern Sie es einfach bei uns an. Über das Depot-Rechercheprogramm im Kundenbereich auf dieser Website oder per Fax oder E-Mail. Selbstverständlich achten wir streng darauf, dass nur von Ihnen autorisierte Personen die Bestellung vornehmen können. Bei der Bestellung per Fax zum Beispiel durch Abgleich der Unterschrift.

Aktenlieferung
An allen Werktagen, also von Montag bis Freitag, können Sie sich auf unseren schnellen Standard-Service verlassen:

Expresslieferung innerhalb von 20 Stunden deutschlandweit!


Jedes Archivgut, das Sie bis 16.00 Uhr bei uns bestellen, liefern wir Ihnen bis spätestens 12.00 Uhr am Folgetag.

Aber manchmal eilt es eben noch mehr. Und auch nach Geschäftsschluss oder an Sonn- und Feiertagen will so manches erledigt werden. Selbstverständlich bieten wir Ihnen daher auch einen Express-Service für Aktenarchivierung/Aktenlagerung und Lieferungen außerhalb der Geschäftszeiten an. Doch manchmal eilt es noch viel mehr: Auf Wunsch scannen wir Ihre Unterlagen ein und senden sie Ihnen direkt auf elektronischem Wege. Das dauert maximal 1 Stunde.

Dokumentation
Zugriff auf Ihre Archivalien haben bei uns nur Mitarbeiter, die auf das Datenschutzgesetz verpflichtet sind. Sobald diese ein Archivgut entnehmen, das Sie angefordert haben, stellen sie einen Entleihschein aus. Die Entnahme wird dann ins Depot-Rechercheprogramm eingegeben. Dort können Sie dann auch selbst einsehen, dass Ihr Archivgut gerade "unterwegs" ist. Sobald es ins Aktendepot zurückkehrt, wird ein Rückgabeschein erstellt und auch die Rückgabe im Rechercheprogramm erfasst.

Und weil Ihr Archivgut ja einen Barcode trägt, der uns seinen Platz im Aktendepot verrät, kommt es auch genau dort wieder hin. Ohne Wenn und Aber. Da können Sie sicher sein.

Jeden Monat erhalten Sie eine Liste aller Archivbewegungen. So bewahren Sie immer den vollen Überblick – auch hinsichtlich der Kosten.

Was weg kann, soll auch weg – wir sagen Ihnen wann

Zehn Jahre Aufbewahrungspflicht für geschäftliche Unterlagen. Oder sogar bis zu dreißig für medizinische ... Auch halbe Ewigkeiten verstreichen einmal. Nur: Wenn ein Dokument endlich entsorgt werden darf, bekommt dies in vielen Unternehmen niemand mit. Kein Wunder. Denn meistens haben sich dort dann schon so einige Generationen von Mitarbeitern die Klinke in die Hand gegeben. So wächst der Aktenberg also noch weiter vor sich hin.

Alles bestens aufgehoben beim Aktendepot Rhein-Main

Benachrichtigungsservice
Im Depot-Rechercheprogramm des Aktendepot Rhein-Main wird für jedes Archivgut genau hinterlegt, welche Aufbewahrungsfrist gilt beziehungsweise wann sie abläuft. Aber selbst recherchieren müssen Sie das nicht. In regelmäßigen Abständen legen wir Ihnen Listen vor, auf denen alle Archivalien aufgeführt sind, von denen Sie sich endlich trennen dürfen.

Entsorgungsservice
Auch die Entsorgung regeln wir gerne für Sie. Dazu arbeiten wir mit einem zertifizierten Partner zusammen. Er entsorgt Ihre veralteten Archivgüter – unter allerstrengster Einhaltung des Datenschutzgesetzes und der DIN-Norm 32757.1, Sicherheitsstufe 3-4. Als Beleg der ordnungsgemäßen Entsorgung erhalten Sie ein Vernichtungszertifikat.

Anklicken statt anfordern – lassen Sie Ihre Akten in Dateien verwandeln

Akten, die nur dem Ablauf ihrer vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist entgegensehen, sollen ruhig so bleiben, wie Sie sind. Für alle anderen empfiehlt sich vielleicht unser "Scan on Demand". Selbstverständlich beachten wir dabei akribisch die Manipulations- , und Revisionssicherheit sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).


Digitale Nutzbarkeit
Haben Sie sich auch schon so manches Mal geärgert, dass Sie ellenlange Textblöcke erst mühsam von Papier abtippen mussten, um sie dann in einem Textverarbeitungs-, E-Mail- oder Systemprogramm Ihres Unternehmens weiterverwenden zu können? Ganz bestimmt. Und ganz überflüssig.

Sagen Sie uns, welches Dokument Sie brauchen. Wir scannen es für Sie ein und wandeln es in ein Dateiformat um, mit dem Sie arbeiten können. Zum Beispiel in eine PDF-Datei mit OCR-Erkennung – sodass Sie den Text einfach herauskopieren können.

Schnelle Verfügbarkeit
Unser Zustellservice ist schnell. Aber schneller noch kommen Sie an benötigte Akten, wenn wir sie einscannen. Denn dann können wir sie Ihnen gleich auf elektronischem Weg zukommen lassen. Innerhalb nur 1 Stunde.

Anti-Aging
Am Papier nagt der Zahn der Zeit – an einer Datei nur der Zahn der Innovation. Klar, auch Datei-Formate veralten. Aber gnädigerweise so, dass man eine Chance hat, sie in Updates und Upgrades und neue Programme hinüberzuretten. Doch eine Akte überträgt sich eben nicht so einfach von vergilbtem oder ausgeblichenem, zerknittertem und beschädigtem Papier auf blütenweißes knitterfreies. Gerade für oft genutzte Unterlagen, deren Lesbarkeit nachzulassen droht, lohnt sich auch unser Scan on Demand.

Platzersparnis
Was einmal digitalisiert ist, das brauchen Sie eigentlich nicht mehr in Papierform. Dann raus damit aus dem physischen Archiv! Und wieder haben Sie Fläche eingespart.

Zuverlässige Partnerschaft
FrankenRaster GmbH
In Kooperation mit unserem Scan-Partner, der FrankenRaster GmbH aus Buchdorf, bieten wir digitale Erfassungen in allen Größen und Formen an, vom Kleinstformat wie beispielsweise Mikrofilmkarten bis hin zum Din A0 Poster. Sogar Dokumente mit einer extremen Breite bis zu 1,50 m stellen für unsere hochmoderne Scan-Anlage kein Problem dar – darauf können Sie sich verlassen!
 
Footer
Close Menu Open Menu Close Menu Close Menu Aktendepot Info Mail an Aktendepot schreiben